1. Contexte

Avec des mairies de plus en plus sollicitées, la gestion des flux de visiteurs devient un enjeu central. On a récemment vu les demandes de carte d’identité et de passeport exploser et les autres services ne désemplissent pas. Pour répondre à cette augmentation de charge, les collectivités doivent non seulement adapter l’expérience des usagers, mais aussi alléger la charge de travail des agents municipaux.

C’est dans ce contexte que la mairie de Pau a choisi de se tourner vers ESII, avec la solution Orion pour planifier et organiser les flux de visiteurs tout en offrant une expérience plus fluide aux citoyens. Le passage à Orion, la solution SaaS (Software as a Service) d’ESII, a permis de rationaliser la gestion des rendez-vous tout en donnant plus d’autonomie aux agents municipaux.

2. Cas pratique

Au départ, la mairie de Pau a mis en place la solution de prise de rendez-vous d'ESII pour gérer les demandes de cartes d'identité et de passeports dans un contexte de hausse des demandes. Suite à son succès, le périmètre de la solution s’est rapidement étendu à d'autres services municipaux tels que le Guichet Unique, la Maison de l'Habitat et l’Urbanisme. En 2022, pas moins de 27 773 usagers ont été reçus pour les seules demandes de cartes d’identité et passeports.

En outre, la mairie conserve la possibilité d’accueillir les citoyens sans rendez-vous, tout en catégorisant les passages afin de générer des statistiques détaillées sur la fréquentation. L’interopérabilité avec des outils statistiques externes à Orion permet à la mairie d'analyser les données de manière plus poussée, facilitant ainsi la prise de décision stratégique (anticipation des pics d’affluence, répartition des visites dans la semaine/l’année…).

Le passage à Orion a également permis de simplifier la gestion en interne. L’ergonomie et la facilité d'utilisation de la solution permettent désormais aux agents métiers de gérer certaines tâches, autrefois réservées au service informatique, gagnant ainsi en autonomie et réduisant leur dépendance aux équipes techniques.

3. Bénéfices

Depuis son installation, la solution Orion fait gagner du temps !

Les citoyens : 

• Peuvent prendre rendez-vous 24h/24h et 7j/7j
• Bénéficient d’un accès simplifié aux services de la mairie
  
  

Les agents métier :

• Diminue le volume d’appels téléphoniques pour la prise de rdv
• Préparent plus efficacement les rdv pris par internet grâce aux documents joints
• Gèrent facilement le flux des visiteurs en temps réel
• Planifient, anticipent et répartissent la charge de travail à venir
  
  

Le service IT

• Se trouve libéré des tâches de configuration simple pour se consacrer aux tâches plus complexes
  
  

4. En savoir plus

Contact : Fabien Rousselin – 06 32 44 71 07 - frousselin@esii.com
Site web : https://www.esii.com/
Adresse : ZI Sud – 2 rue de la Prade - 34880 LAVERUNE